یکی از بزرگ‌ترین موضوعاتی که یک کسب‌و‌کار کوچک باید درمورد آن تصمیم‌گیری کنند، سرمایه‌گذاری بر راهکارهای نرم‌افزاری متناسب با نیازهای خود است. در این راستا استفاده از تکنولوژی‌هایی که فعالیت‌های روزانه با آن‌ها عجین شده، از راه‌حل‌های کلیدی برای کسب‌و‌کارها در هر اندازه‌ای محسوب می‌شود. در چشم‌انداز رقابتی کسب‌و‌کار امروز، بسیار ضروری است که کسب‌و‌کارهای کوچک از تکنولوژی- به‌طور خاص راه‌حل‌های نرم‌افزاری- به عنوان اهرمی برای ارتقاء خود استفاده کنند و از این طریق بهره‌وری خود را حداکثر کرده و هزینه‌های عملیاتی خود را پایین نگه دارند. اما قبل از آغاز به این کار باید به خرید یا دستیابی به نرم‌افزار متناسب با نیازهای کسب‌و‌کار خود اقدام کنند که این کار بی‌تردید روندی فشرده و متمرکز دارد که نیازمند تلاش و صرف زمان مناسب است اما نباید باعث نگرانی و تشویش شما شود.

بودجه خود را تثبیت کنید
به‌عنوان یک کسب‌و‌کار کوچک طبیعی است که بودجه، اولین نگرانی شما باشد. شما باید تصمیم بگیرید که دقیقا چه بخشی از بودجه کل خود را می‌توانید به خرید نرم‌افزار اختصاص دهید. آیا توان مالی اینکه یک‌باره کل بودجه لازم برای خرید نرم‌افزار را بپردازید دارید یا ترجیح می‌دهید پرداخت‌های شما ماهانه باشد؟ هنگامیکه نحوه پرداخت را مشخص کردید، آسان‌تر می‌توانید روش‌هایی برای تامین منابع مالی مورد نیاز بیابید. 
نیازهای خود را تعیین کنید
راه‌حل مناسب برای هر مشکلی در کسب‌و‌کار با شناسایی نیاز‌ها آغاز می‌شود. یک راه‌حل نرم‌افزاری خاص چه ارزش‌هایی را می‌تواند برای کسب‌و‌کار شما ایجاد کند؟ داشتن چه نرم‌افزارهایی خوب است اما دارا بودن آن برای شما کاملا ضروری محسوب نمی‌شود؟ این‌ها موضوعاتی هستند که باید درموردشان تصمیم‌گیری کنید. مسلما نرم‌افزارهای مورد نیاز یک شرکت کوچک حمل‌و‌نقل با آنچه یک شرکت بازاریابی تازه تاسیس نیاز دارد متفاوت است. با شناخت اولویت‌های خود و بررسی فرآیندهای مختلفی که اکنون به‌کار گرفته‌اید و توقع دارید در آینده در پیش گیرید، می‌توانید لیستی از نیازهای کلیدی خود را تهیه کنید. همچنین به‌عنوان بخشی از این روند می‌توانید به شناسایی حوزه‌های کلیدی در کسب‌و‌کار خود بپردازید که ظرفیت بالقوه بالایی برای پذیرش راه‌حل‌های نرم‌افزاری دارند. در این مقاله به نگاهی سریع به برخی از حوزه‌های مشترک در تمام کسب‌و‌کار‌ها می‌پردازیم که استفاده از نرم‌افزار برای انجام عملیات‌های روزمره در آن‌ها امری ضروری محسوب می‌شود:

نرم‌افزار حسابداری

حسابداری و دفترداری از مهم‌ترین کارهایی هستند که در آن‌ها نیاز به کاربرد نرم‌افزار برای کمک به نیروی انسانی امری حتمی محسوب می‌شود، چراکه بسیار مهم است کسب‌و‌کار کوچک شما فعالیت‌ها و جریان‌های مالی خود را بدون خطا و به‌طور کارآمد پیگیری کند. پس اگر چارچوب کسب‌و‌کار شما به‌گونه‌ای است که نیازمند به یک سیستم متمرکز حسابداری هستید که بتواند اطلاعات مربوط به مالیات و کلیه هزینه‌ها را سریعا در اختیار شما قرار دهد، استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری باکیفیت روشی مناسب محسوب می‌شود. 

مدیریت لیست کالا‌ها

اگر فکر می‌کنید اجرا و تحویل به‌موقع و کارآمد سفارش‌های مشتریان در جذب یا از دست دادن آن‌ها موثر است، شما نیاز به کمک گرفتن از یک نرم‌فزار مدیریت موجودی کالا دارید تا به شما در پیگیری و کنترل فهرست‌های موجودی کالا و رسیدگی به سفارش‌ها، خرید، فروش، انتقال و تحویل کالا کمک کند، این سیستم اطلاعاتی را فراهم می‌کند تا با استفاده از آن‌ها به مدیریت کارآمد جریان مواد، استفاده موثر از افراد و تجهیزات، هماهنگی فعالیت‌های داخلی و ارتباط با مشتریان بپردازید که اغلب با بارکد و تکنولوژی ردیابی بی‌سیم کار می‌کند و از این طریق می‌تواند جنبه‌های بیشتری از عملیات شرکت- مانند مدیریت انبار، مدیریت زنجیره عرضه و مدیریت عملیاتی- را شامل شود تا محصولات را در حرکت از فروشندگان تا انبار، بین انبار‌ها و سرانجام انتقال به خرده‌فروشی‌ها یا مستقیما به مشتریان پیگیری کند. در واقع این دسته از نرم‌افزار‌ها تصمیم‌گیری و مدیریت فعالیت‌ها را برعهده ندارند بلکه اطلاعاتی را در اختیار مدیران قرار می‌دهند تا با استفاده از آن‌ها بتوانند تصمیم‌گیری دقیق‌تر و به‌موقع‌تری برای کنترل عملکردهای کسب‌و‌کار خود داشته باشند.

نرم‌افزار تجارت الکترونیک

اگر شما یک کسب‌و‌کار تجارت الکترونیک به‌صورت B۲B یا B۲C هستید، ممکن است مایل باشید بر اپلیکشن‌هایی سرمایه‌گذاری کنید که به شما اجازه می‌دهند خدمات خود را به‌صورت آنلاین بفروشید یا کسب‌و‌کار خود را به‌صورت آنلاین پیش برید، برای مثال ساده‌ترین آن‌ها «نرم‌افزار سبد خرید» (shopping cart software) است که به‌عنوان یک فرم سفارش در دنیای واقعی به‌کار می‌رود که امکان خرید و فروش راحت از طریق اینترنت را فراهم می‌سازد. انواع مختلفی از نرم‌افزارهای سبد خرید وجود دارد که می‌توانید از میان آن‌ها انتخاب کنید، بنابراین ممکن است بخواهید قبل از اینکه استفاده از یکی را از صفر آغاز کنید جوانب مثبت و منفی هر یک را بسنجید در این راستا گزینه خرید یا اجاره نرم‌افزار را پیش رو دارید یا می‌توانید از نسخه‌های ۳۰ روزه‌ای که برخی از این انواع در اختیار شما قرار می‌دهند استفاده کنید. 

نرم‌افزار مدیریت رسانه‌های اجتماعی

اگر حضور شما در رسانه‌های جمعی به‌عنوان یک فاکتور مهم در فروش شما مطرح است و از طرفی زمان یا منابع مورد نیاز برای پاسخگویی فوری به سوالات و درخواست مشتریان را ندارید، سرمایه‌گذاری برای نرم‌افزارهای مکالمه‌های اجتماعی مانند Hootsuite و Sprout Social منطقی به‌نظر می‌رسد. ابزارهای مدیریت رسانه‌های اجتماعی به شما در صرفه‌جویی در زمان، سازمان‌یافتگی و نظم، افزایش بهره‌وری و بهینه‌سازی کمک می‌کند. از طرف دیگر اگر می‌خواهید حضوری فعال در رسانه‌های جمعی داشته باشید و به شناخت منافع و عرصه‌های نفوذ و تاثیرگذاری بر شرکت‌کنندگان در این رسانه‌ها بپردازید، سرمایه‌گذاری بر نرم‌افزارهای تاثیرگذار اجتماعی مانند Klout می‌تواند برای شما مفید باشد. برای ایجاد اپلیکشن‌های دلخواه در فیسبوک، تبلیغات در یوتیوب و سایر رسانه‌های اجتماعی نیز نرم‌افزارهای بازاریابی اجتماعی توصیه می‌شوند. 

نرم‌افزارهای حمل‌و‌نقل و تدارکات

اگر برای کسب‌و‌کار واردات و صادرات آنلاین خود باید به شرکای متعدد حمل‌و‌نقل خود رسیدگی کرده و کار آن‌ها را پیگیری کنید، می‌توانید یک نرم‌افزار تدارکات خوب را به لیست خود بیفزایید. با کمی تحقیق در این زمینه می‌توانید بهترین نرم‌افزار در این حوزه را به‌لحاظ قیمت و کیفیت بیابید. 

نرم‌افزار تحلیل داده

اگر کار شما شامل استخراج، تجزیه‌و‌تحلیل و دستکاری داده‌ها به‌صورت منظم است، نرم‌افزار تحلیل داده می‌‌تواند به شما کمک کند. این نرم‌افزار همچنین برای رسیدگی به حجم انبوهی از داده‌ها مناسب است که امکان سازماندهی آسان، موثر و سریع آن‌ها را فراهم می‌کند، از طرفی برخی داده‌های بزرگ نیز نیازمند رسیدگی به ‌شیوه سازمان‌یافته هستند مانند اطلاعات مربوط به کارمندان، محصولات و مشتریان. انتخاب نرم‌افزار مناسب منابع انسانی (HR) یا مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) می‌تواند به شما در انجام این کار و ماندن در راس کسب‌و‌کار خود کمک کند. 

نرم‌افزار مدیریت پروژه

مدیریت مناسب پروژه نیازمند تعیین اهداف و مراحل عملکرد پروژه از برنامه‌ریزی تا اجرا است، نرم‌افزارهای این حوزه به ارائه یک نقشه به مدیران می‌پردازد تا به آن‌ها در مدیریت ریسک و تعیین اهداف کاری برای هر عضو از تیم پروژه کمک کند. 

نرم‌افزار مدیریت پروژه می‌تواند به شما در زمینه یافتن نقاط عطف در توانمندی‌های خود، زمانبندی، برنامه‌ریزی، تعیین وظایف و تخصیص منابع کمک کند. همچنین می‌تواند به ایجاد فروم‌هایی بپردازد که امکان ارتباط آنلاین بین تیم‌ها، فروشندگان و سایر همکاران خارج از سازمان را فراهم ‌سازد. 

آیا راه‌حلی برای نیازهای شما وجود دارد؟ 

بر اساس نوع فعالیت خود باید به تحقیق برای یافتن اینکه آیا راه‌حل نرم‌افزاری مناسبی برای پاسخگویی به نیازهای خاص شما وجود دارد یا نه بپردازید و بررسی اینکه اگر نرم‌افزاری وجود دارد که کاملا مطلوب شما نیست آیا می‌توان توسط تولیدکننده یا خود شما آن‌ را تغییر داد؟ یا اینکه آیا شرایط لازم برای دریافت اپلیکیشن یا سیستم نرم‌افزاری کاملا سفارشی که از ابتدا برای شما طراحی شده را دارید؟ این‌ها از جمله سوالاتی است باید در این راستا به آن‌ها پاسخ گویید.

منبع : crunchyconsulting