با شناخت فرصتها و امکاناتی که از IT ایجاد شده ، آن را به یک استراتژی شبیه کرده است تا یک فرمول و نسخه عملی . استراتژی جدید برای دسترسی متفاوت به آنچه آرمان یک سازمان تعریف می کند . IT یک شناخت وسیع از محیط اطراف را در ذهن ها ایجاد نموده و هرکس را ، در هر سطح و ایده بسوی خود جلب می کند .
سازمانها به این پدیده برای دسترسی به بازار بزرگتر ، ارائه خدمات بیشتر و بهتر ، جمع آوری و نگاه دقیق تر و زنده به نظریه ها و سلیقه ها ، انجام راحت تر و سریعتر کارها ، ارزانتر کردن هزینه خدمات و عملیات ، کنترل دقیقتر و دسترسی سریعتر به منابع داخل و بیرون سازمان و ارتباطات سریعتر و ارزانتر نگاه می کنند . حال ، آنچه در تعریف IT بچشم می خورد ? که در سایر فن آوری ها تا این حد مدنظر نبوده ? مفید بودن این کاربردها از طریق تعریف و ترسیم یک استراتژی درازمدت و منطقی در اداره امور سازمان و خدمات و ارتباطات است . شناخت هرچه دقیق تر و کاملتر از IT برای مدیران و کارشناسان سازمان ها ، آنان را در تنظیم و طراحی یک استراتژی علمی تر با نگرش IT کمک شایانی می کند .
● IT یک سری مفاهیم و فکر است
صرف نظر از بعد استراتژیک در IT ، و ابزار و اسباب کار از سوی دیگر ، IT شبیه یک فکر و اندیشه برای انجام بهینه و موثرتر کارهاست . از آنجا که IT تنها در قالب بسته نرم افزاری یا سخت افزاری و یا ترکیب آنها قابل تعریف و کاربری نیست ، لزوم ایجاد فکر و اندیشه قوی و جامع برای ترکیب ابزارها برای اجرای اهداف و عملیات و ارتباطات نیز یکی دیگر از ابعاد گسترده و شگفت انگیز IT است . با این تعبیر ، ابزار و اسباب نرم افزاری و سخت افزاری در IT بیشتر شبیه مواد خامی می مانند که مطابق نیاز ، با هم ترکیب شده و کار خاصی را انجام می دهند . 
در سازمانها ، بایستی یک استراتژی برای استفاده از IT وجود داشته باشد و پس ار آن ، فکر و اندیشه جهت ترکیب و بکارگیری ابزار IT بکارگرفته شود ، و در انتها به مرحله اجرایی و استفاده از IT رسید . با این توضیحات ، ابزار مشابه در سازمانهای حتی مشابه می تواند کاربرد متفاوتی داشته باشد.
● IT یک سری ابزار است
به هر آنچه موجب جمع آوری ، گردش ، پردازش و انتقال اطلاعات و پیامها بدون محدودیتهای مکانی و زمانی باشد IT گفته می شود . رایانها ، شبکه های رایانه ای ، انواع نرم افزارها و .... همه در حوزه IT جای می گیرند . سازمانها نیز استفاده از IT را سالها تجربه کرده اند ، اما آنچه تا کنون در سازمانها مطرح بوده ، طبق تعاریف جدید از IT ، نمی توانست کاربرد موثر و شایسته این پدیده عظیم را پاسخگو باشد . شاید موفق ترین سازمانها در استفاده از سخت افزار و نرم افزارهای رایانه ای و ارتباطات ، بدون استراتژی و اندیشه استفاده از IT ، کمترین بهره را از آن برده اند .
طبیعی است که ترکیب استراتژی ، فکر و اندیشه ، تجهیزات و ابزار ، همگی می توانند براساس یک طرح اجرایی کامل و گویا ، مزایا و فرصتهای جدید و قابل توجهی را برای سازمانها ایجاد کنند.
● IT نوآوری است 
چنانچه سازمانها حلقه های مفاهیم و گامهای فن آوری اطلاعات را منهای نوآوری بکار گیرند ، به طور یقین پس از مدتی کوتاه با شکست روبرو شده و از صحنه مقایسه یا رقابت خارج می شوند . برای زنده و پویا نگه داشتن کاربرد IT ، نوآوری ، شاه کلید توسعه و تحول آن محسوب می شود و در نتیجه ، موجب رشد سازمانها و بشر می گردد .
● IT همرا با انسان است
انسانها دارای دو نقش طراحی و اجرای پروژه های فن آوری اطلاعات ( کارگزار ) و جذب وبکارگیری روشها و ابزار جدید برای انجام کارها ( کاربر ) دارند . مهارت ، دانش ، و تجربه هر کدام در جای خود تاثیر تعیین کننده در موفقیت استفاده از فن آوری اطلاعات دارد .
نقش کاربران بیش از کارگزارن است و تاثیر بیشتری در موفقیت یا عدم موفقیت دارند . این حوزه تحت عنوان مدیریت منابع انسانی و تغییر ، یا آموزش و تغییر ، یا مدیریت تغییر و امثال اینها در موفقیت کاربردهای فن آوری اطلاعات مورد نظر صاحبان فن نقش داشته و به عنوان یکی از مهمترین جنبه ها در پیاده سازی IT مطرح و راه حلهایی برای آن پیشنهاد می شود .
بنابراین باید اذعان داشت که امروزه اولین مرحله از فرایند توسعه فراگیرتکنولوژی اطلاعات (IT) در سازمانها ( بویژه سازمانهای فعال در حوزه های مختلف صنعت و تجارت ) توسعه یک طرح فناوری اطلاعات (IT Master Plan) می باشد. طبیعی است تدوین طرح فناوری اطلاعاتی می بایست با پیاده سازی و استقرار آن پی گیری گردد.
قبل از اینکه به چگونگی توسعه طرح فناوری اطلاعات و متدلوژی انجام آن بپردازیم ، بایستی به این سوال پاسخ داد که چرا داشتن یک طرح فناوری اطلاعات برای هر سازمان از اهمیت وافری برخوردار است؟
هم چنین مقدمه حاضر تلاش می نماید تا نظر کلیه افراد فعال در صنعت و تجارت و ..... را به موضوعات مرتبط با مدیریت سازمان در فرایند تهیه و تدوین یک طرح فناوری اطلاعات جلب نماید. موضوعات فوق الذکر پیش فرض انکارناپذیر توسعه طرح فناوری اطلاعات در هر سازمان تلقی می گردد.
طرح فناوری اطلاعات یا IT Master Plan ، مهمترین ماموریت هایی را که سازمان انجام میدهد ، علت و چگونگی انجام آن موارد و مسیر حرکت آتی سازمان را مدنظر قرار می دهد .
هدف از طرح فناوری اطلاعات ، تحصیل یک درک کامل از کارکردهای سازمان و نقشه های آتی آن می باشد .
سوالات اساسی عبارتند از:
ـ نقش و فعالیت اصلی سازمان در حوزه صنعت و یا تجارت چیست ؟ 
ـ الان در چه مختصاتی قرار داریم ؟ 
ـ در آینده میخواهیم در کجا و چه مختصاتی باشیم؟ 
ـ چگونه میخواهیم به آنجا برسیم؟
برنامه ریزی استراتژیک در کل به دو بخش تفکیک می گردد:
۱) برنامه استراتژی کلان سازمان (Business Strtegy plan) 
۲) برنامه استراتژی اطلاعاتی سازمان (Information Strategy Plan) یا همان طرح فناوری اطلاعات
برنامه استراتژی کلان سازمان فرایندی است که در طی آن سازمان میتواند تصمیماتی در ارتباط با سمت و سوی کسب کار حرفه ای خویش اتخاذ نماید.
برنامه استراتژی کلان سازمان تصویر روشنی از اهداف و سیاستهای کلان سازمان را منعکس می نماید.
طرح فناوری اطلاعات عمدتا توسعه سیستم های اطلاعاتی سازمان را در مرکز توجهات قرار میدهد. در واقع اطلاعاتی که سازمان تولید و یا دریافت می کند، مکانیزمها و سیستمهایی که در این ارتباط مورد استفاده قرار می دهد، داده های خام پایه، اطلاعاتی که مورد تجزیه و تحلیل و یا پردازش قرار گرفته و برای تصمیم گیری مورد استفاده قرار می گیرند، سیستم ها و تکنولوژی های رایانه ای که اطلاعات را پردازش و یا ایجاد می نمایند و ... در درجه اول اهمیت قرار می گیرند.
همچنین طرح فناوری اطلاعات تلاش می کند که ارتباط و همبستگی سیستم های مورد اشاره را با فضای عمومی کسب و کار و اهداف و سیاستهای کلی سازمان، مورد آزمون مجدد قرار گیرد.
امروزه سازمانها بطور معمول در شرایطی قرار گرفته اند که بخش قابل توجه و رو به رشدی از منابع خود را مصروف بخش IT می نمایند. بنابراین ضروری است اختصاص منابع و هزینه های فوق الذکر بصورتی برنامه ریزی شده و دقیق انجام پذیرد بطوریکه بتواند نیازهای سازمان را تامین نماید.
داشتن یک طرح فناوری اطلاعات میتواند این اطمینان را ایجاد نماید که سازمان بیشترین دستاوردها را از سرمایه گذاری خویش کسب نماید.
رویکرد مناسب برای سرمایه گذاری در حوزه IT در طرح فناوری اطلاعات منعکس می گردد. برای مثال یک سازمان میتواند در استقرار سیستم کلان IT بعنوان یک پیشرو و یا Leading Edge در کشور عمل نماید و یا میتواند رویکرد متعادل تری را اتخاذ نماید . رویکردی که در آن سازمان منتظر می ماند تا سیستم IT مورد نظر در سطح جامعه و یا کشور بصورت عرف درآید. رویکردی که در آن هدف استقرار یک سیستم IT معمول و متعارف مدنظر قرار میگیرد.
● یکپارچه سازی طرح فناوری اطلاعاتی با برنامه استراتژیک کلان سازمان
اگر طرح فناوری اطلاعات مبتنی بر استراتژی سازمان باشد، مدیریت سازمان درک و برداشت عالیتری از پتانسیل سیستم های IT خواهد داشت.
از دیگر سو پیوند این دو استراتژی به متولیان IT کمک خواهد نمود تا درک و برداشت خود از نیازهای سازمان را بهبود ببخشند. بدین طریق پتانسیل سیستم های IT برای پشتیبانی نیازهای سازمان بهبود خواهد یافت.
همچنین طرح فناوری اطلاعات نیازمند یکپارچگی (Integration) با سایر جنبه های استراتژی سازمان می باشد:
برای مثال اگر سازمان در حال توسعه یک حوزه جدید کاری بوده و یا قصد بهبود ساختار تشکیلاتی و مدیریتی خود را دارد ، در اینصورت سیستم های اطلاعاتی میتواند این تغییر و تحولات را پشتیباتی نموده و یا حداقل امکانات تحقق بهینه آنها را فراهم سازد .
با یکپارچگی طرح فناوری اطلاعات با برنامه استراتژی کلان سازمان میتوان به سوالاتی از این دست پاسخ داد:
ـ آیا تکنولوژی اطلاعات (IT) در حد کفایت ، فعالیت های عمده سازمان را پشتیبانی می نماید؟
ـ آیا میتوانیم هزینه فرایندهای پایه ای را کاهش داده و یا خدمات را با کیفیت بالاتری ارائه نمائیم؟
ـ آیا تکنولوژی اطلاعات (IT) میتواند در راستای مشتری مداری و استحکام ارتباطات با مشتریان نقش بیشتری بعهده بگیرد؟
ـ آیا تکنولوژی اطلاعات (IT) میتواند در زمینه رضایت حرفه ای کارکنان و انگیزش بیشتر آنها موثر باشد؟
ـ آیا میتوان محصولات و خدمات جدیدتر را طرح ریزی و تولید نمود؟
ـ آیا تکنولوژی اطلاعات ( IT) میتواند مدیریت را در تعریف بازارهای جدید و نفوذ بیشتر در بازارهای کنونی یاری دهد؟
چگونه میتوان اطلاعات و دانش فنی سازمان را بمثابه یکی از منابع مهم سازمان تلقی و مدیریت نمود؟
وضعیت و مشکلات موجود سازمان چیست ؟
آیا می توان وضعیت موجود سازمان را با توجه به محدودیت ها و امکانات تکنیکی موجود ، بهبود بخشید ؟
چه تکنولوژی های نویی در افق دید قرار دارند؟ و در آینده چگونه آنها میتوانند بکارگرفته شوند تا پاسخگوی نیازهای در حال تغییر و گسترش صنعت و تجارت سازمان باشند؟
پیامدهای نبود طرح فناوری اطلاعاتی
سرمایه گذاریها ، اختصاص منابع و تصمیمات اتخاذ شده در حوزه تکنولوژی اطلاعات (IT) بایستی در قالب یک برنامه مدون هماهنگ و تنظیم گردد.
اگر اشخاص و یا واحدهای سازمانی بصورت پراکنده نسبت به اتخاذ تصمیمات IT اقدام نمایند ، نتیجه آن از هم گسیختگی و ناهماهنگی عملیات و راه حل های IT سازمان خواهد بود. این روند نحوه به اشتراک گذاری اطلاعات و جریان یکسویه اطلاعات به سمت مدیریت بالاتر سازمان را بشدت متاثر و روند توسعه IT را خدشه دار خواهد نمود .
● مزایای توسعه طرح فناوری اطلاعاتی
یک طرح فناوری اطلاعاتی سازمان را در زمینه های زیر یاری می دهد:
۱) چگونه سیستمهای IT موجود فعالیتهای اصلی و عمده سازمان را پشتیبانی می نمایند؟
۲) توانمندیهای موجود در زمینه پشتیبانی و آموزش IT در چه سطحی از توسعه یافتگی قرار دارند؟
۳) نیازهای اطلاعاتی مشتریان و ... چیست و چگونه با آنها برخورد می شود؟
۴) سیاست سازمان در قبال تغییر و تحول در عرصه تکنولوژی اطلاعات چیست؟
۵) اهداف کوتاه مدت ، میان مدت و بلندمدت تکنولوژی اطلاعات کدامند؟
برمبنای یافته های فوق الذکر میتوان چهارچوبی برای عملیات لازم جهت پر کردن شکاف بین وضعیت موجود و وضعیت مطلوب ترسیم نمود ، و فرهنگ ارزشمند مبتنی بر نگرش استراتژیک را بسط و ترویج داد که در قالب آن ، برنامه ریزی IT فعالیتی هدفمند و مستمر و همپیوند با استراتژی کلان سازمان کارفرما تلقی می گردد.
بنابراین طرح فناوری اطلاعاتی به مدیریت سازمان نشان خواهد داد که چگونه میتواند از تکنولوژی اطلاعات بهره های حرفه ای و سازمانی کسب نماید و آن را بعنوان اهرمی برای ارتقاء بهره وری ، مورد استفاده قرار دهد.
همچنین طرح فناوری اطلاعات میتواند چهارچوبی مطمئن برای توجیه سرمایه گذاری در حوزه تکنولوژی اطلاعات (IT ) ایجاد نماید.
تحقق کامل دستاوردها و منافع طرح فناوری اطلاعاتی ( IT Master Plan ) ، مستلزم درک روشن سازمان از نیازمندیهای مراحل و گامهای اولیه برای توسعه برنامه فوق الذکر می باشد و همچنین مستلزم عزم و تعهدات بلندمدت و مستمر به الزامات آن در آینده می باشد .
الزامات و نیازمندیهای یک طرح فناوری اطلاعاتی موفق را میتوان در موارد ذیل خلاصه نمود:
۱) حمایت و درگیری مستمر مدیریت ارشد سازمان
۲) اختصاص منابع کافی
۳) تهیه و تدوین برنامه استراتژیک اطلاعاتی شروع راه است و بایستی در مقاطع لازم بهبود یافته و بروز گردد.
برنامه های استراتژیک معمولا در قفسه ها متوقف می گردند! استقرار و پیاده سازی آنها نیازمند منابع ، زیرساخت و طرحهای تشویقی و ... می باشد
تحقق کامل دستاوردها و منافع تهیه طرح فناوری اطلاعات ( IT Master Plan ) مستلزم درک روشن سازمان از نیازمندیهای مراحل و گامهای اولیه برای توسعه برنامه فوق الذکر و همچنین مستلزم عزم و تعهدات بلندمدت و مستمر به الزامات آن در آینده می باشد.

منبع : پایگاه اطلاع ‌رسانی مدیران ایران